O avanço tecnológico, bem como a necessidade de mais eficiência nos negócios, trouxe uma demanda para as relações de trabalho, no que se refere à digitalização dos documentos. Nesse sentido, nossa legislação trabalhista principal (CLT) se tornou, de certa forma, obsoleta, sendo necessária uma adaptação em leis paralelas, bem como alinhamento de entendimento dos órgãos fiscalizadores.

Nas relações modernas de trabalho, tanto para alcançar o ganho de eficiência citado, como para diminuir o uso do papel, estando alinhado às políticas de sustentabilidade, o uso de documentação em meio digital se faz cada vez mais presente. Além disso, a ocupação de espaço físico nos negócios, que funcionam em ambientes físicos cada vez menores, também é um fator que pesa a favor de tal funcionalidade.

Cabe destacar que a própria Carteira de Trabalho passou a ser utilizada em meio digital, uma vez que as empresas passaram a enviar as informações de admissão, atualização e rescisão por meio do eSocial, sendo desnecessário para a maioria das empresas o uso do meio físico como forma de registro das relações de emprego.

A Lei 13.874/2019 (Lei de Liberdade Econômica) trouxe, dentre outros, os direitos da pessoa, natural ou jurídica, essenciais para o desenvolvimento e crescimento econômico do país. Dentre estes, destaca-se o direito de arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equipara a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público. 

O regulamento foi feito através do Decreto 10.278/2020, onde em seu artigo 5º são estabelecidos os requisitos na digitalização que envolva entidades públicas. O documento digitalizado destinado a se equiparar ao documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados, além de seguir os padrões técnicos e mínimos previstos nos anexos do Decreto.

Nesse sentido, foi feita consulta à Superintendência Regional do Trabalho no Ceará, onde esta se posicionou quanto à validade dos documentos armazenados em meio digital, em substituição aos documentos impressos. A Superintendência destacou a publicação da Lei de Liberdade Econômica como um dos fatores que trazem fundamentação legal para a utilização do meio digital como forma de apresentação dos documentos, inclusive em eventuais fiscalizações trabalhistas. Confira as perguntas e respostas:

1. Nos casos de fiscalização, quando há a solicitação de apresentação de documentos para análise, quais os documentos poderão ser apresentados em meio digital? E quais os documentos que deverão ser apresentados obrigatoriamente em meio físico (impressos)?

R: A opção de apresentar a documentação em meio físico ou meio digital é do direito da pessoa física ou da pessoa jurídica conforme predispõe o caput do art. 3º da Lei de Liberdade Econômica (13.784/2019). Para a apresentação em meios digitais deve-se obedecer o disposto no art. 5º do Decreto nº 10.278/2020.

2. Caso a empresa faça a digitalização de toda a sua documentação arquivada em meio físico, poderá apresentar cópia impressa destes em possíveis fiscalizações?

R: Vide resposta do item 1, pois se o processo de digitalização foi executado com respeito aos ditames do Decreto nº 10.278/2020, a impressão desses documentos estarão equiparados para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno.

3. Caso a empresa faça a digitalização de toda a sua documentação arquivada em meio físico, poderá sofrer penalidades em possíveis fiscalizações quando da entrega de documentos apenas em meio digital?

R: A penalidade por apresentação de documentos em meio digital poder-se-á somente se os documentos digitalizados estiverem em desconformidade com o art. 5º do Decreto nº 10.278/2020.

ANEXO I - PADRÕES TÉCNICOS MÍNIMOS PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS  

*Na hipótese de o arquivo ser comprimido, deve ser realizada compressão sem perda, de forma que a informação obtida após a descompressão seja idêntica à informação antes de ser comprimida. 

ANEXO II - METADADOS MÍNIMOS EXIGIDOS 

1. a) Para todos os documentos:

1. b) Para documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno: